Algemeen beleid van Sport na School op het vlak van persoonsgegevensverwerking en -bescherming

Versie 1 – 24/04/2020

Wij respecteren jouw rechten bij de verwerking van jouw persoonsgegevens. In deze verklaring leggen we uit hoe we jouw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken.

Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van Sport na School.

De verantwoordelijken voor de verwerking van de persoonsgegevens zijn:

1. Sport Vlaanderen
   Arenbergstraat 5 1000 Brussel
   Ondernemingsnummer 0248.142.826
   Vertegenwoordigd door Philippe Paquay, administrateur – generaal
2. MOEV
   1. Ravensteingalerij 3 bus 7, 1000 Brussel
   2. Ondernemingsnummer 0426.675.086
   3. Vertegenwoordigd door Jan Coolen, coördinator MOEV Centraal

Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?

Zowel Sport Vlaanderen als MOEV verwerken jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord we om te verwijzen naar Sport Vlaanderen en MOEV.

We zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Als je algemene vragen hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, kun je contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van Sport Vlaanderen door te mailen naar privacy@sport.vlaanderen. In het Engels is dat de data protection officer (DPO). Je kunt ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om jouw rechten uit te oefenen.

Wanneer verzamelen en verwerken we jouw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens als je één van onze diensten of producten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen jouw persoonsgegevens ook verwerken als je een algemene vraag aan ons stelt.

Het is ook mogelijk dat een decreet een regeling uitwerkt waarbij we jou een nadeel toekennen zonder dat je daarvoor zelf actie onderneemt. We moeten jouw persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of wij jou een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen.

Welke gegevens verwerken we over jou?

In het kader van Sport na School verwerken we volgende persoonsgegevens van jou:

• Contactgegevens (naam, emailadres en telefoonnummer), alsook geslacht en geboortedatum van jouw inschrijving.
• Betalingsgegevens van de gevolgde evenementen alsook eventuele kortingstarieven waar je recht op hebt.
• Het contactpunt van de school en gegevens over de school waar je als leerling bent ingeschreven.
• Het feit of je al dan niet bij een sportclub aangesloten bent wordt opgevraagd in het kader van statistische verwerkingen in het kader van de taken van algemeen belang van Sport Vlaanderen.

Hoe verzamelen en verwerken we jouw persoonsgegevens?

We verkrijgen jouw persoonsgegevens op twee manieren: we kunnen gegevens rechtstreeks bij jou opvragen in een formulier (digitaal of analoog) of in inschrijvingsformulier moet voegen.

Waarvoor verwerken we jouw persoonsgegevens?

We verwerken jouw persoonsgegevens voor de aanmaak van de SNS-pas, het deelnemen aan en de communicatie over onze SNS-activiteiten op basis van de contractuele relatie als gevolg van uw inschrijving en om je op de hoogte te houden van onze SNS-activiteiten en gelijkaardige diensten op basis van de taken van algemeen belang van Sport Vlaanderen om klanten te informeren. Verder worden uw gegevens van statistisch en wetenschappelijk onderzoek verwerkt voor de beleidsdoeleinden van Sport Vlaanderen.

Tot slot bevat de website en de app van SNS ook nog cookies. Hiervoor verwijzen we naar ons cookiebeleid.

Meer details over alle verwerkingen van persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijken van Sport na School vind je hier:

• Sport Vlaanderen: https://www.sport.vlaanderen/privacybeleid/
• MOEV: https://www.moev.be/algemene-voorwaarden#Privacy

Hoelang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen we jouw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten en producten te verlenen. We bewaren jouw gegevens dus zolang jij gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we jouw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten of verschuldigde bedragen moeten invorderen. Die periode bedraagt 10 jaar. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.

Bij de bewaring maken we een onderscheid tussen de periode waarin jouw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Jouw dossier is actief zolang je van de verleende dienst gebruikmaakt.

Delen we jouw persoonsgegevens mee aan anderen?

Jouw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers.

Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die jouw gegevens verwerken. We bezorgen jouw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar op elk moment controle op uit.

Voor volgende diensten maken we gebruik van derden:

• Betalingsdiensten: we maken hier gebruik van de diensten van Mollie. De verwerkingen van persoonsgegevens die zij doen zijn terug te vinden in hun privacybeleid.
• Berichtenverwerkingen in de app van SNS: we maken hier gebruik van de diensten van Onesignal. De verwerkingen van persoonsgegevens die zij verrichten zijn terug te vinden in hun privacybeleid.
• Emaildiensten: Voor bepaalde emaildiensten wordt er gebruik gemaakt van de diensten van Postmark. De verwerkingen van persoonsgegevens die zij verrichten zijn terug te vinden in hun privacybeleid.
• Websitemonitoring: voor het monitoren van de website wordt er gebruik gemaakt van Google Analytics en Hotjar. De verwerkingen van persoonsgegevens die zij verrichten zijn terug te vinden in hun website, respectievelijk https://policies.google.com/privacy en https://www.hotjar.com/legal/policies/privacy/ .

Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om jouw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging beschikken.

In sommige gevallen worden jouw gegevens statistisch verwerkt. De resultaten hiervan kunnen mogelijks gepubliceerd worden, maar dan houden we ermee rekening de resultaten anoniem zijn en dus niet leiden tot mogelijke identificatie van natuurlijke personen.

Worden jouw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

We geven jouw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein).

Wat zijn jouw rechten?

Je kan je op elk moment verzetten tegen de verwerking van jouw gegevens. We wegen dan af of jouw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het belang dat we nastreven met de verwerking. Als we jouw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om jou de dienst of het voordeel waar je aanspraak op maakt, te verlenen.

Je kunt de gegevens die we over jou verwerken, altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. Je kunt daarvoor contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) via mail op privacy@sport.vlaanderen. We vragen dan een bewijs van jouw identiteit zodat jouw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.

Je kunt ook terecht bij die dienst als je vindt dat jouw gegevens niet langer relevant zijn en dus verwijderd moeten worden.

Als je het niet eens bent met de manier waarop we jouw gegevens verwerken, kun je contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG) via mail op privacy@sport.vlaanderen. Daarnaast kun je een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Algemene informatie

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.